Tata Cara Penyusunan Softcopy Corps Bescheiden (CB)

Data perorangan pegawai negeri pada Polri atau Corps Bescheiden (CB) adalah kumpulan data berikut dokumennya dari masing-masing individu anggota Polri berpangkat Perwira, Bintara, Tamtama dan Pegawai Negeri Sipil selama dinas menjadi pegawai negeri pada Polri.

Pengumpulan scaning data perorangan ini merupakan tindak lanjut dari surat telegram Kapolri Nomor: ST/515/II/Kep./2018 tanggal 23 Februari 2018 tentang Perintah dan Permintaan Scan Pribadi dalam rangka Validasi Data Personil Polri guna Mengoptimalkan dan menyempurnakan Sistem Informasi Personel Polri (SIPP).

Kali ini akan kami bagikan tips untuk mempermudah proses scaning data perorangan tersebut. Langsung saja disimak.

Langkah Pertama, pastinya kita siapkan seluruh data yang akan kita scan dan juga panduan tata cara penyusunan. Jika belum punya panduannya, silakan unduh disini.

Langkah Kedua, lakukan scaning satu persatu data yang kita miliki. Ingat! Jadikan satu dokumen dalam satu file PDF, jangan digabung. Berikan nama file sesuai dengan isi dokumen, misal: ijazah SD, SK Pertama, KGB 10 tahun, dsb. kemudian simpan dalam satu folder. (lihat gambar A)

Langkah ketiga, lakukan kodefikasi. Sebelum melakukan kodefikasi sesuai dengan aturan dalam tata penyusunan CB, sangat disarankan untuk mengcopy terlebih dahulu folder yang akan kita rename. Tujuannya adalah untuk mempermudah pencarian dokumen pada saat kita butuhkan nantinya. Kan susah tuh, misalnya kita mau mencari SK Kenaikan Pangkat tertentu sementara nama file-nya hanya memuat NRP/NIP dengan kode angka-angka. So, buat dua folder, satu folder dengan nama asli, dan satu folder dengan nama sesuai ketentuan penyusunan.

sangat disarankan untuk mengcopy terlebih dahulu folder yang akan kita rename. Tujuannya adalah untuk mempermudah pencarian dokumen pada saat kita butuhkan nantinya

Langkah keempat, rename satu persatu file yang scaning yang sudah kita simpan. Akan lebih mudah jika kita urutkan penamaan file tersebut berdasarkan urutan dokumen dalam CB, yaitu dari 001, 002, dan seterusnya sampai selesai. (lihat gambar B)